Préparation des données pour la planification automatique de tournée : Que faut-il faire ? Quels écueils éviter ?

C’est décidé, vous allez équiper votre force itinérante avec portatour^® pour structurer et renforcer votre activité commerciale terrain. Le but de cet article est de vous assister dans la préparation de vos données clients car la qualité des données est déterminante pour un fonctionnement optimal de votre logiciel de planification de tournée. Ne sous estimez pas cet aspect, il est stratégique et sous-tend le succès du projet.
Consultez également cet article rappelant des conseils essentiels pour réussir le déploiement de portatour^®.

Les propositions de visites générées par portatour^® ne sont bonnes que si les données que vous importez le sont également. Si vous faites un bon travail de préparation, vos collègues en bénéficieront et pourront tirer un maximum de valeur ajoutée de portatour^® dès leur premier jour sur le terrain avec cet outil. Vous y gagnez des propositions de visite intelligentes, précises, une réduction massive du temps passé à planifier, moins de kilomètres et plus de visites.

D’où proviennent les données ?

Les données clients sont typiquement gérées dans un logiciel CRM ou ERP. Ce logiciel est la source de données et les met à disposition de portatour^® sous forme de fichier .csv ou Excel. La meilleure pratique est d’automatiser l’échange des données entre votre logiciel et portatour^® ce qui est faisable avec l’API de portatour^®. Pour cette raison, faites participer votre service informatique au projet portatour^® le plus tôt possible pour préparer cette étape dans les règles de l’art.
Vous trouverez ici un exemple de fichier pour l’importation de clients: FR-portatour-modele-import_clients.xlsx

Que faut-il entendre par “clients” dans portatour^® ?

Dans portatour^®, chaque adresse devant être visitée par votre force de vente est appelé “client”. Pour autant il peut s’agir aussi bien de clients existants que de prospects ou d’anciens clients à reconquérir. En somme, importez toutes les adresses qui sont utiles pour vos itinérants et doivent être visitées.

Champs obligatoires

Votre base de données clients doit contenir à minima les champs suivants :

• Nom du client
• Adresse du client : Le code postal, la ville et la rue avec le numéro doivent être renseignés dans des champs respectifs. Vous pouvez également ajouter le pays si des secteurs contiennent des clients répartis dans plusieurs pays.
• Numéro de client ou tout autre type d’identifiant unique (p. ex. champ ID de votre système CRM/ERP). Cet identifiant est utilisé comme un champ clé pour identifier les clients lors de l’import et des mises à jour des données.

Champs recommandés pour piloter la planification des tournées

Vous pouvez utiliser les champs suivants pour définir une stratégie de visite et piloter individuellement la planification des visites client :

• Intervalle de visite : À quelle fréquence le client doit-il être visité ? Indiquez cet intervalle en nombre de jours entre les visites (p. ex. « 30 » pour une visite tous les 30 jours), soit en nombre de visites par an.
• Date de la dernière visite : Quand ce client a-t-il été visité pour la dernière fois ?
• Durée de visite : Combien de temps (en minutes) dure une visite en moyenne chez ce client ?

Plus de détails sur les intervalles de visite :

• Si vous ne souhaitez pas automatiser les propositions de visite pour certains clients, indiquez “0” comme valeur d’intervalle de visite.
• Pour définir l’intervalle de visite en fonction d’une classification (p. ex., les clients A tous les 14 jours, les clients B tous les 30 jours, les clients C tous les 90 jours), utilisez un champ calculé dans votre source de données.
• Si par exemple, vos données sont stockées dans Excel, insérez une formule qui détermine l’intervalle de visite en fonction de la catégorie.
• Les systèmes CRM et ERP proposent des champs de calcul ou des workflows vous permettant d’implémenter ces formules directement à la source. Nous vous recommandons de les utiliser pour automatiser et éviter des actions manuelles sur les données.

Trois options pour l’import de la dernière date de visite :

1. Importer la dernière date de visite dans portatour^®. Elle sera prise en compte dès le premier calcul d’un plan de visite. Le gros avantage est que les clients déjà visités seront directement proposés dans le bon rythme, vous éviterez ainsi que portatour^® vous propose de revoir un client déjà visité récemment. La condition est que les dates de dernière visite aient été entrées consciencieusement dans votre système.
2. Ne pas importer la dernière date de visite. L’avantage principal est que portatour^® ne va pas être contraint dans l’optimisation des trajets par des clients en retard de visite ou dont les dates de visites n’ont pas été correctement saisies. Cependant, il est possible que des clients visités récemment puissent également être proposés plus tôt que nécessaire. Pour éviter cela, les commerciaux pourraient, par exemple, saisir manuellement les visites de la semaine précédente dans portatour^®.
3. La date de la dernière visite est importée que si elle est plus récente qu’une date spécifique. Cette approche combine les avantages des deux approches ci-dessus. Vous n’importez alors que la date de la dernière visite pour les clients dont la visite n’est pas trop ancienne, p. ex. les clients visités au cours des 30 derniers jours et supprimez les données obsolètes du fichier d’importation. Si vous n’êtes pas sûr du meilleur choix, contactez-nous.

Remarque : portatour^® calcule l’échéance d’un client sur la base de la date de la dernière visite et l’intervalle de visite. Les clients échus et en retard sont automatiquement proposés pour une visite par portatour^® et visualisés respectivement en jaune et rouge sur la carte clients.

Champs facultatifs pour la gestion de la planification de visites

Ces champs facultatifs sont rarement importés :

• Horaires d’ouverture des clients (heures de disponibilité de vos clients pour une visite) : Deux créneaux horaires sont possibles pour chaque jour de semaine, par ex. lundi 08:00-12:00 et 14:00-17:00. Dans cet exemple, votre fichier d’importation a besoin de quatre colonnes pour le lundi, qui contiennent les valeurs 08:00, 12:00, 14:00 et 17:00.
• Géoposition : Les coordonnées géographiques (longitude + latitude) permettent de localiser précisément vos clients. Si celles-ci ne sont pas spécifiées, portatour^® s’appuie sur l’adresse renseignée pour géocoder automatiquement la position des clients lors de l’import des données.

Champs personnalisés

portatour^® permet de créer jusqu’à 100 champs personnalisés pour importer ou renseigner des informations supplémentaires dans les fiches clients. Utilisez cette possibilité pour fournir aux commerciaux des champs couvrant l’ensemble des informations qui leurs sont utiles sur le terrain et pour planifier les visites.

Vous pouvez par exemple importer :

• Des coordonnées de contact telles que numéro de téléphone, adresse e-mail, personne de contact
• Votre classification clients (p. ex. classification A, B, C)
• Le chiffre d’affaires
• La date de la dernière commande

Les champs personnalisés doivent être créés dans portatour^® avant la première importation afin que l’espace pour accueillir les informations souhaitées ait été créé au préalable. Cela se fait dans les Options->Champs personnalisés-> Clients.

Astuce : Cliquez sur le symbole point d’interrogation dans l’interface portatour^® pour accéder à l’aide en ligne contextuelle, qui est pleine d’informations utiles.

Pour commencer nous recommandons d’exporter l’ensemble des données clients potentiellement utiles pour les commerciaux de votre système CRM/ERP. L’expérience montre que la suppression de champs qui ne sont pas nécessaires prend moins de temps que leur création et l’ajout d’informations supplémentaires par la suite.

Dans quel format les données devraient-elles être fournies?

Il n’est pas nécessaire d’avoir une structure fixe pour le fichier d’importation. Mettez simplement les données clients à disposition au format Excel, CSV ou ODS. L’attribution des champs de votre fichier Excel aux champs de portatour^® se fait dans portatour^® et ne doit être faite qu’une seule fois.

Il est important que chaque client ait son propre jeu de données listé dans une ligne et que chaque champ d’information (par exemple, le numéro de client) dispose de sa propre colonne séparée dans le fichier import.

En règle générale, les données sont fournies sous forme de tableau avec une ligne d’entête permettant d’identifier facilement le champ en question (par exemple “Nom” ou “Code postal”) pour en faciliter la compréhension. Les tableaux croisés dynamiques ne sont pas supportés.

Évitez ces 6 erreurs

1. Assurez-vous que votre fichier ne contienne pas de doublons parmi les codes clients, le cas échéant supprimez-les.
2. Notez que certains champs peuvent contenir un zéro en tête (par exemple un code postal ou un numéro de téléphone). Ce zéro en tête peut disparaître dans Excel si la cellule n’est pas formatée comme texte. Dans ce cas, formatez les champs concernés au format texte.
3. Afin de géocoder précisément les adresses, nous recommandons que le champ “Rue” contienne uniquement la rue et le numéro de bâtiment. Les informations supplémentaires telles que “entrée par la cour” ou d’autres compléments d’adresse ne doivent pas y figurer. Vous pouvez cependant les importer dans un autre champ si ces informations vous sont utiles.
4. Faites attention à la consistance des données. Vous voulez utiliser votre catégorisation ABC en tant que champ de sélection dans portatour^® ? Vérifiez que seules les valeurs “A”, “B” et “C” soient réellement contenues dans la colonne correspondante. Vous pouvez le contrôler en utilisant les filtres dans Excel.
5. Assurez-vous de n’avoir qu’une seule ligne d’entête. Contrôlez les désignations des différents champs.
6. Supprimez les fragments de données en dessous du tableau (p. ex.les lignes de totaux). Aucune autre donnée ne devrait être présente à la suite des données clients.

Un fichier client par commercial :

Les données clients peuvent également être importées au niveau de l’utilisateur. Pour ce faire, il vous faut un fichier d’importation distinct par commercial contenant exclusivement ses données clients. Afin de gagner du temps lors de l’importation ou d’automatiser le processus, la structure des tableaux des fichiers à importer doit être uniforme.

Si, pour des raisons techniques, il n’est pas possible de créer un fichier d’importation par commercial, une des colonnes du fichier doit contenir un identifiant unique définissant l’attribution du client à un représentant (par ex. numéro d’employé).

Astuce : Nous vous recommandons de faire relire le fichier import par les commerciaux au préalable. Cela leur permet de contrôler les données qui seront importées et de vous informer au plus tôt en cas de questions ou d’anomalies.

Combien de données clients puis-je importer ?

Astuce : Nous vous recommandons de faire relire le fichier import par les commerciaux au préalable. Cela leur permet de contrôler les données qui seront importées et de vous informer au plus tôt en cas de questions ou d’anomalies.

Il est possible d’importer un maximum de 3.000 jeux de données (clients) par utilisateur (commercial terrain), dont 1 000 clients avec un intervalle de visite.

Plusieurs adresses ou personnes de contact par client ?

Si vous avez plusieurs adresses par client (adresse de livraison, adresse de facturation, etc.), décidez quelles adresses doivent être visitées par l’équipe commerciale et n’importez que celles-ci.

Plusieurs personnes de contact sont-elles visitées séparément et ont éventuellement aussi des intervalles différents ? Importez alors chaque contact en tant que client distinct dans portatour^®. Ils peuvent tous avoir la même adresse. Par exemple, vous pouvez créer plusieurs médecins situés tous dans le même hôpital mais à visiter à des rythmes différents.

Chacune de ces possibilités a ses avantages et inconvénients, contactez-nous pour en savoir plus et échanger sur votre situation.

Votre travail de préparation sera récompensé !

Le temps investi maintenant dans la préparation des données est d’un grand bénéfice sur le long terme et ce dès les premiers jours de vos commerciaux sur le terrain avec portatour^®. L’outil leur proposera des visites utiles dans le rythme souhaité, ils ne perdront pas de temps avec des adresses erronés ou des données obsolètes. Cela se ressent rapidement sur la performance commerciale de l’entreprise : les bons clients sont visités au bon moment, aucun client n’est oublié. Vous augmenterez le nombre de visites tout en réduisant le kilométrage, aurez une meilleure couverture du territoire et donc plus d’opportunités de développement.

Comment l’équipe portatour^® m’aide-t-elle avec l’importation ?

Avec un atelier de configuration ! Lors de cet atelier en ligne de 2 heures, portatour^® est configuré avec vous et les données clients sont importées. Nous vérifions la qualité des données, vous conseillons sur la sélection des champs, les autorisations, … Cet atelier est indispensable aux nouveaux administrateurs portatour^® et doit également être fait en présence du ou des responsables des équipes itinérantes pour un paramétrage au plus près de la réalité du terrain permettant un démarrage rapide et productif pour vos commerciaux !

Pour en savoir plus sur l’atelier de configuration, cliquez ici.

Les données sont importées. Quelles sont les prochaines étapes ? Mettez à jour, automatisez et gagnez du temps !

Pour que l’automatisation de l’échange des données soit simple, assurez-vous que les premières données importées puissent p la suite être exportées automatiquement depuis votre système CRM ou ERP. Réduisez le traitement manuel à un minimum. En premier lieu, les noms des champs en en-tête doivent rester inchangés car c’est sur eux que le mapping est basé.

Utilisez l’interface de programmation d’application (API) portatour^® pour synchroniser les données de votre système CRM ou ERP avec portatour^® automatiquement au rhythme souhaité. Ainsi, portatour^® deviendra le miroir de votre CRM, les commerciaux y retrouveront toutes les informations utiles et à jour. Pour en savoir plus sur l’API, cliquez ici.

Avec l’atelier d’échange des données, nous vous montrons comment configurer l’interface. L’expérience a montré qu’en 2 heures il est possible de mettre en place une importation et exportation automatique des données, à minima à titre de prototype.

Remarque : Pour utiliser l’API, il est indispensable d’avoir un ID client unique, pas de doublons ! A vérifier impérativement, un travail préparatoire de fond vaut toujours la peine.

Les données clients sont prêtes. Que faire avec les utilisateurs, les rendez-vous et les comptes-rendus ?

En plus des données clients, il est aussi possible d’importer et d’exporter les données suivantes dans portatour^® :

• ​Utilisateurs :​​ L’importation des données utilisateurs vous évite de créer manuellement les utilisateurs via l’interface de gestion des utilisateurs. C’est notamment utile dès le moment ou vous avez plus de 10 utilisateurs portatour^®. Les informations suivantes sont indispensable à l’importation : prénom, nom, adresse e-mail, adresse du domicile (pour les personnels itinérants). En option, vous pouvez également importer le numéro d’employé, le nom du groupe d’utilisateurs et le niveau d’autorisation (“Utilisateur”, “Superviseur”, “Administrateur”).
  Vous trouverez ici un exemple de fichier pour l’importation d’utilisateurs: FR-portatour-modele-import_utilisateurs.xlsx
• ​Rendez-vous :​​ Si vos collègues ont déjà pris de nombreux rendez-vous à l’avance et qu’ils sont disponibles sous forme électronique, ils peuvent également être importés.
• ​Comptes rendus : Si des comptes rendus de visite passés sont disponibles sous forme numérique, ils peuvent également être importés.

Quel que soit le type de données l’importation et l’exportation sont analogues à celles des données clients. Le format de fichier, le processus d’importation et d’exportation et les critères de qualité sont similaires à l’importation des données clients. Bien entendu, nous vous assistons volontiers ici aussi lors de l’atelier de configuration.