Sur le terrain, il y a différentes possibilités d’accroître le nombre de clients et le chiffre d’affaires. Un aspect important est une bonne planification d’itinéraire: Quels clients sont à visiter à quels jours et dans quel ordre? Beaucoup d’agents commerciaux et représentants itinérants suivent encore les appels des clients de façon chaotique ou organisent toujours leurs tournées quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles longuement à la main. Ceci est long et il est difficile d’atteindre tous les objectifs. Des kilomètres inutiles sont souvent la conséquence. Aujourd’hui, il y a des logiciels avancés pour la planification de tournées pour l’équipe terrain qui automatisent ce processus entier. Un ordinateur peut non seulement calculer vos tournées commerciales plus vite mais encore donner meilleurs résultats. Apprenez dans cet article comment vous commencez l’optimisation de tournées automatique.
La base: Les adresses à visiter
Les adresses des clients à visiter sont toujours la base pour la planification d’itinéraire – comme pour la planification manuelle. Pour la planification de tournées automatique, vous avez besoin de vos adresses dans un fichier Excel ou texte. Utilisez la préparation des données clients dans un fichier pour une vérification de la qualité:
- Tous les clients sont-ils dans le fichier où y a-t-il quelques-uns qui manquent?
- Y a-t-il des clients inactifs qui ne sont plus à visiter?
- Y a-t-il des doublons erronés – p.ex. adresses de facturation vs. adresses de livraison des clients?
- À côté de l’adresse, toutes les données des clients sont-elles incluses dans le fichier – p.ex. personne de contact, numéro de téléphone ou heures d’ouverture?
- Avez-vous entré une classification de clients (p.ex. A/B/C) comme base pour la fréquence de visite – p.ex. clients A hebdomadaire, clients B mensuelle, clients C annuelle. Seulement dans les cas très rares, il est recommandé de visiter tous les clients dans le même intervalle.
- Avez-vous même entré dans le fichier quand vous avez visité le client la dernière fois?
Importer des adresses, carte et vue d’ensemble
La prochaine étape consiste en l’import du fichier de clients préparé dans le logiciel d’optimisation de tournées commerciales. Pendant l’import, chaque adresse est automatiquement détectée sur la carte (terme technique: « géocodée »). Vous obtenez comme résultat une vue d’ensemble de tous vos clients sur une carte.
Vérifiez s’il y a des clients « isolés » – c’est-à-dire des clients qui se trouvent très loin de votre zone d’activité principale. Vaut-il vraiment le détour de les visiter et de passer beaucoup de temps dans la voiture? Dépendant des fonctionnalités de l’application, vous pouvez aussi utiliser la carte pour des tâches du géomarketing afin de visualiser des informations supplémentaires – p.ex. comme ici sur la carte portatour®:
Ne plus planifier manuellement mais laisser planifier automatiquement
Le point clé est le suivant: Avant, vous deviez chercher vous-même quels clients vous vouliez visiter à quel jour. Vous l’avez fait selon la priorité de vos clients, espérons (« Quel client est important? Lesquels n’ont plus été visités depuis longtemps? »), et vous avez visité des clients à proximité ensemble pendant une tournée quotidienne, si possible. Pas facile d’intégrer tous ces détails. Un planificateur d’itinéraire moderne fait tout cela pour vous: vous lui dites quels clients doivent être visités combien de fois (fréquence ou intervalle de visite) et le logiciel sélectionne automatiquement quels clients sont à visiter idéalement à quel jour. Le logiciel y identifie automatiquement les clients à proximité et crée des itinéraires efficaces et optimisés en termes de kilomètres.
Lors de cette tâche, le bon grain se sépare cependant de l’ivraie des logiciels d’optimisation de tournées commerciales. Pendant que la plupart des planificateurs d’itinéraire électroniques disponibles sur le marché peuvent mettre un maximum de 8 à 25 clients dans le bon ordre pour une seule journée, une création automatique de tournées optimisées pour une semaine ou même plus est seulement fournie par des planificateurs de tournées haut de gamme.
portatour® est, par exemple, un de ces planificateurs de tournées leader qui crée, en appuyant sur un bouton, une tournée optimisée pour plusieurs jours ou semaines – tout en prenant en compte des conditions cadres – p.ex. des heures d’ouverture de vos clients ou des rendez-vous entrés dans votre calendrier. Ceci rend la planification de tournées en un jeu d’enfants. Astuce: essayez-le 30 jours gratuits!
Comment continuer?
Une fois changé de l’organisation de tournées manuelle à celle automatique, une série d’autres potentiels d’optimisation s’ouvre devant vous. Abonnez notre blog afin de rester au courant.