Was kostet mich mein Außendienst eigentlich und warum macht gute Tourenplanung Sinn?

Mitarbeiter im Außendienst sind für Unternehmen wichtig – und teuer. Der Außendienstvertrieb kann Kosten von bis zu 30 Prozent des Gesamtumsatzes eines Unternehmens ausmachen, laut einer Studie von Homburg&Partner.

Es ist schwierig, alle Ausgaben für den Außendienst zu erfassen – gerade indirekte Kosten werden oft vergessen oder unterschätzt. Wir haben für Sie deshalb eine Liste von typischen Kostenfaktoren im Außendienst zusammengestellt. Denn wo hohe Kosten anfallen, macht es Sinn, über Optimierung nachzudenken. Allein durch gute Tourenplanung können Sie den Deckungsbeitrag um 54% und mehr erhöhen, laut einer Studie des VTH.

Wir haben für Sie auch einen Außendienst-Kostenrechner erstellt, mit dem Sie die direkten Kosten Ihrer Außendienstmannschaft und das Einsparungspotential aufgrund optimierter Tourenplanung berechnen lassen können.

Berücksichtigt man alle Kostenfaktoren, betragen die Ausgaben für den Außendienst gut und gerne 120.000 € pro MitarbeiterIn und Jahr. Bei 8 Kundenbesuchen pro Tag und 200 Besuchstagen im Jahr kostet Sie ein einzelner Besuch 75 €. Branchenabhängig geht dieser Wert bis auf 200 € pro Besuch hinauf. Wie kommt es zu diesem Betrag?

Neben den Gehaltskosten und den Fahrzeugkosten braucht es mehr, um einen Außendienst für Vertrieb, Beratung, oder Service aufzubauen und zu erhalten.  Hier eine Übersicht aller Kosten und Zeitfresser, die den Deckungsbeitrag im Außendienst beeinflussen. Sie entdecken sicher den einen oder anderen Posten, der in der Buchhaltung einer anderen Abteilung zugerechnet wird, aber in Wahrheit dem Außendienst zuzuordnen ist:

Fahrzeug Entscheidungsprozesse beim Autokauf Logistik beim Autokauf Finanzierung/Abschreibung Zinsen Versicherung Steuer Kraftstoff Wartung Reparaturen Ersatzfahrzeug Reifen Kleinkosten (Waschen, Parken, …) Aufwand für Belegwesen Mitarbeiter Gehalt Umsatzprovision Lohnnebenkosten (Steuern, Versicherung, …) Reisespesen (Übernachtung, …) Betreuungsaufwand (Lohnverrechnung, Buchhaltung, Reisekostenabrechnungen, …) Abfertigungen Vertragskosten & juristische Aufwände Recruiting-Aufwand der Personalabteilung (Anzeigen, Interviews, Tests, …) Infrastruktur Notebook Mobiltelefon Telefongebühren Datentarif ITK-Support & Wartung Verbrauchsmaterial Versicherungen

Interne Vertriebskosten Aufwand für Vorgesetzte (Vertriebsplanung, laufende Betreuung, Controlling) Einkauf von Leads und Zielgebietsanalysen Einschulungsaufwand (Interne/Externe) Laufende Produkt- und Verkaufstrainings Gratis Musterartikel für Kundendemos Produktunterlagen Büroräume/Meetingräume für Innendienstzeiten inklusive Einrichtung und Facility Management Arbeitstage ohne Kundenbesuche Einschulung bei Einstellung Laufende Produkt- und Verkaufstrainings Regelmäßige Vertriebsmeetings Bürotage für Berichte, Planung, IT,… Veranstaltungen (Messen, Demos, …) KFZ-Wartung Urlaub Ungeplante Zeitfresser Verkehrsbehinderungen (Stau, Schneefall, …) KFZ-Defekte / Reparatur Geplatzte Termine bei Kunden Krankheit

Angesichts dieser Kosten zahlt sich jede Optimierung im Außendienst aus. Selbst wenn nur 1% eingespart werden kann, bedeutet dies 1200€ zusätzlich im Jahr. Die Benchmark-Studie des VTH zeigte bei 109 befragten Unternehmen, dass durch Tourenplanung der durchschnittliche Deckungsbeitrag eines Vertriebsmitarbeiters von 532.000€ auf 819.000€ gehoben werden kann. Das ist eine Steigerung um 54%. Beim Einsatz des persönlichen automatischen Tourenplaners portatour® kann zusätzlich noch der Zeitaufwand für die Tourenplanung stark reduziert werden. 

Rechnen Sie Ihre eigenen Kosten und den Nutzen automatisierter Tourenplanung mit unserem Rentabilitätsrechner für Außendienst-Tourenplanung aus.

Das einfache Fazit ist:

• Je weniger Fahrzeuge Sie benötigen, je weniger Kilometer sie fahren, desto besser!
• Je mehr Besuche Sie mit Ihren Mitarbeitern schaffen, desto besser!
• Investieren Sie in Routenoptimierung für den Außendienst: Der Nutzen ist bereits bei 1% Effizienzsteigerung spürbar – die Praxis zeigt sogar ein Steigerungspotential von durchschnittlich 54%.

Wir freuen uns über Ihr Feedback und Fragen unter info@portatour.com .

Quellen:

1. Den Außendienst auf Kurs bringen, Homburg&Partner, pharma marketing journal 6-2007
2. VTH Benchmarking-Studie-Vertrieb, Verband Technischer Handel und Fraunhofer SCS, 2008