Sie sind Vertriebsleiter oder für das Management Ihres Außendienst-Teams verantwortlich? Sie wollen Ihr Team effizient steuern? Sie wollen zu jeder Zeit wissen, was draußen im Feld passiert?
Mit dem portatour® Firmenzugang erhalten Sie ein professionelles Vertriebssteuerungsinstrument und setzen so Ihre Verkaufsstrategie konsequent um. Sie im Management definieren Besuchsziele, erstellen Vorgaben für Form und Umfang der Besuchsberichte und bestimmen die Regeln für den Zugriff auf die Kundendaten.
Im Folgenden erhalten Sie Informationen, wie Sie mit dem Firmenzugang des portatour® Tourenplaners Ihre Ziele erreichen.
Der Firmenzugang im Überblick
Der portatour® Firmenzugang bietet eine einfache und bequeme Administration Ihrer Außendienstmitarbeiter. Sie erstellen selbst Zugänge für neue Benutzer und legen fest, wer welche Rechte hat. Sie setzen die Vorgaben für den Außendienst: Kundenstock, Besuchsfrequenzen, Dauer der Kundenbesuche, Arbeitszeiten. Wenn ein Mitarbeiter neu im Unternehmen beginnt, ist dieser sofort startklar. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, deaktivieren Sie mit einem Klick den bisherigen Zugang und übergeben das Gebiet an einen neuen Mitarbeiter.
Bereits ab 2 Lizenzen erhalten Sie bei portatour® einen Firmenzugang, der gegenüber der Einzelbenutzer-Version viele Vorteile bietet:
- Firmenweite Einstellungen und Zielvorgaben
- Zentrale Benutzerverwaltung
- Kostenlose Administrator- und Supervisor-Zugänge
- Benutzergruppenverwaltung (ab 10 Lizenzen)
- Berechtigungsverwaltung
- Zentraler Datenimport und -Export
- API zur Automatisierung
- Datentransfer zwischen Benutzern auf Knopfdruck
- Anwendungs-Check: Der „Gesundheitszustand“ von portatour®
- Datenanalyse in Excel mittels OData-Schnittstelle
All diese Funktionen werden im folgenden Artikel vorgestellt. Ein Umstieg von einer Einzelbenutzer-Version auf einen Firmenzugang ist jederzeit möglich. Wie, erfahren Sie am Ende des Artikels.
Firmenweite Einstellungen und Zielvorgaben
Um Vertriebsziele zu erreichen, müssen Vorgaben definiert werden: Welche Kunden sollen wie oft besucht werden? Wie lange sollen Termine idealerweise dauern? Welche Informationen sollen im Besuchsbericht erfasst werden? Welche Arbeitszeiten und Pausenregelungen sind zu berücksichtigen? Sollen Übernachtungen automatisch eingeplant werden?
Ohne diese Vorgaben werden Management-Ziele nicht erreicht. Sie legen die Rahmenbedingungen für Ihren Vertriebsaußendienst zentral fest und definieren die Spielregeln. Abweichungen von den firmenweiten Einstellungen können pro Benutzer zusätzlich noch individuell definiert werden. So erhalten Sie auch die notwendige Flexibilität, wenn die Gebiete unterschiedlich dimensioniert sind.
Klassischerweise werden diese Einstellungen durch Ihre Vertriebsleitung und IT-/CRM-Leitung vorgenommen. Wir vom portatour® Team unterstützen Sie dabei im Rahmen eines Setup-Workshops. So profitieren Sie auch von unseren Erfahrungen aus über 1.000 Rollouts und Ihr System ist nach 2 Stunden optimal konfiguriert.
Zentrale Benutzerverwaltung
Sie kennen es: Ein neuer Kollege startet im Unternehmen. Ein anderer Kollege verlässt das Unternehmen. Oftmals ist dies mit viel Aufwand für die IT-Abteilung verbunden.
Nicht so bei portatour®: Mit dem Firmenzugang administrieren Sie Ihre Zugänge selbst, mit wenigen Klicks innerhalb von Sekunden. Neue Kollegen werden einfach angelegt. Bestehende Zugänge können kurzfristig deaktiviert werden, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder sein Mobilgerät verliert. Es ist auch möglich, Benutzer in Massenoperationen automatisch über die portatour® Schnittstelle (API) zu verwalten. Etwa können 100 Benutzer und mehr in einer Operation angelegt oder aktualisiert werden. So ist die Administration großer Außendienst-Teams noch einfacher.
Über die zentrale Benutzerverwaltung sind Sie Herr bzw. Frau über Ihr System und verlieren keine wertvolle Zeit. Und wenn einmal ein Kollege das Unternehmen verlässt, übernimmt das Gebiet einfach ein neuer Kollege mit der kompletten Kundenhistorie seines Vorgängers. Keine Daten gehen verloren.
Kostenlose Administrator- und Supervisor-Zugänge
Sie haben mehrere Personen im Management der Außendienstmitarbeiter? Ihr Außendienst wird durch den Innendienst unterstützt?
Dann haben wir gute Nachrichten für Sie: Management-, Innendienst- und Administratorzugänge sind bei portatour® vollkommen kostenlos! Durch den eigenen Zugang weiß die Gebietsleitung, was draußen im Feld passiert. Die Zusammenarbeit zwischen Innendienst und Außendienst wird erleichtert, wenn beide mit derselben Software arbeiten.
Benutzergruppen
Haben Sie eine größere Mannschaft im Außendienst? Betreut jeweils ein Gebietsmanager ein Team von Außendienstmitarbeitern? Soll jeder Gebietsmanager nur Zugriff auf das eigene Team erhalten?
Mit den portatour® Benutzergruppen unterteilen Sie Ihre Außendienstmitarbeiter und die Manager in entsprechende Gruppen. Die Gebietsleiter und der Innendienst sehen nur die jeweils für sie relevanten Informationen.
Im Reporting (z.B. Anwendungs-Check) von portatour® werden diese Regeln auch berücksichtigt – so optimieren Sie auch gleichzeitig Ihren internen Reportingprozess.
Hinweis: Benutzergruppen sind ab einem Kauf von 10 Außendienstmitarbeiter-Lizenzen verfügbar.
Berechtigungsverwaltung
In der Berechtigungsverwaltung legen Sie fest, welcher Benutzertyp welche Funktionen in portatour® ausführen darf bzw. welche Berechtigungsstufe notwendig ist, um gewisse Änderungen an Daten vorzunehmen – z.B. wer darf Kunden anlegen? Dürfen Berichte nachträglich geändert werden? Etc.
So definieren Sie den Handlungsspielraum Ihrer Benutzer, erleichtern den internen Support aufgrund Fehlervermeidung und sind gegenüber Datenschutzrichtlinien konform.
Datenimport und -export zentral durchführen
Der Außendienst profitiert von aktuellen Kundendaten mit guter Datenqualität. Aus diesem Grund werden Kundendaten klassischerweise bei Unternehmen in einem CRM- oder ERP-System zentral gespeichert. Egal wo Ihre Kundendaten verwaltet werden – laden Sie über den portatour®-Datenimport einfach Ihre Kundendaten für jeden Außendienstmitarbeiter zentral hoch. Ebenso exportieren Sie die Daten aus portatour® zentral, um sie in Ihr CRM-/ERP-System zurückzuspielen. In beide Richtungen werden unterschiedliche Dateiformate (Excel, CSV, ODS) unterstützt.
Datenimport und -export via API automatisieren
Sie wollen Ihre Kundendaten automatisch täglich oder wöchentlich mit Ihrem CRM-/ERP-System synchronisieren? Dann ist die portatour® Schnittstelle (API) für Sie genau das Richtige!
Ohne eine automatische Synchronisierung müsste Ihre IT-Abteilung die Daten regelmäßig manuell einspielen – dies erzeugt wiederkehrenden Aufwand, erhöht das Fehlerpotential und kann zu Datenschiefstand führen. Deshalb ist eine Automatisierung der IT-Prozesse über die Schnittstelle zu empfehlen.
Implementieren Sie einmalig die Schnittstelle und Sie brauchen sich über die Datensynchronisierung keine Gedanken mehr machen. Bei der Implementierung der Schnittstelle unterstützen wir gerne mit einem API-Workshop.
Datentransfer zwischen Außendienstmitarbeitern auf Knopfdruck
Bei Gebietsrestrukturierungen, Personalaufstockungen oder Urlaubsvertretungen ist es notwendig, dass Kunden an einen anderen Kollegen übertragen werden, entweder permanent oder nur temporär.
In portatour® ist das ganz einfach. Sie transferieren mit wenigen Klicks die Kunden-, Termin- und Berichtsdaten zwischen Außendienstmitarbeitern. Dadurch gewinnen Sie Flexibilität in der Datenverwaltung und sind reaktionsschnell, wenn ein Kollege kurzfristig ausfällt oder Sie Ihr Team aufstocken.
Anwendungs-Check — der „Gesundheitszustand“ von portatour®
Sie möchten einen Überblick über Ihre Datenqualität und die Benutzung von portatour®? Sie wollen wissen, ob portatour® richtig konfiguriert ist? Sie wollen erkennen, ob ein Kollege im Umgang mit der Software Probleme hat, sich aber nicht zu fragen traut?
Mit dem Anwendungs-Check erhalten Sie eine Übersicht über den „Gesundheitszustand“ Ihres Firmenzugangs. 35 Kriterien hinsichtlich Datenqualität, Planungseinstellungen, Gebietscharakteristik und Benutzungshinweise werden überprüft und Ihnen kompakt als Bericht zur Verfügung gestellt. Aus dem Anwendungs-Check leiten Sie wichtige Managemententscheidungen ab und behalten Ihre Vertriebsstrategie im Auge.
Sie erhalten hilfreiche Hinweise zu etwaigen Nachbesserungen und erkennen frühzeitig, ob Schulungsbedarf bei Mitarbeitern besteht. Viele Unternehmen nutzen den Anwendungs-Check als Monitoring-Tool während eines Pilotprojekts beziehungsweise als Basis für kontinuierliche Verbesserungen der Außendienstorganisation im laufenden Betrieb.
Datenanalyse via Excel und OData
Der portatour® Report stellt die wichtigsten Kennzahlen zur Vertriebsaktivität in einem Vertriebsgebiet zusammen. Diesen erhalten Sie auf Knopfdruck oder lassen ihn täglich/wöchentlich via E-Mail zustellen.
Einige Unternehmen haben allerdings ganz spezielle Anforderungen an das Reporting und wollen die Vertriebsdaten mit anderen Firmendaten verknüpfen. Diese Anforderungen deckt der standardisierte portatour® Report nicht ab.
Nutzen Sie die portatour® OData-Schnittstelle in Verbindung mit Excel, um Ihre speziellen Anforderungen an Ihr Reporting umzusetzen. Sie holen sich mit einem Knopfdruck alle Daten aktuell aus portatour® nach Excel und erstellen so Ihr individuelles Vertriebs-Dashboard. Hier ein Beispiel der Darstellung von Daten auf einer Landkarte mittels Excel:
Wie erhalten Sie Ihren Firmenzugang?
Die portatour® Firmenfunktionen sind ohne weitere Kosten inkludiert, sobald Sie 2 oder mehr Außendienst-Lizenzen erwerben. Ein Umstieg von einer Einzelbenutzer-Version auf einen Firmenzugang ist jederzeit möglich. Um Ihre Lizenzen zu erhöhen, senden Sie einfach ein E-Mail an sales@portatour.com oder klicken direkt in portatour® in den Optionen auf „Upgrade auf Firmenaccount“.
Wenn Sie noch keinen portatour® Zugang haben, besuchen Sie einfach unseren Online-Shop und bestellen Sie dort Lizenzen für 2 oder mehr Außendienstmitarbeiter. Hier geht’s zum Shop.
Wir wünschen Ihrem Unternehmen viel Erfolg auf optimierten Touren mit dem portatour® Routenplaner!