Datenaufbereitung für automatische Tourenplanung: Was ist zu tun? Was ist zu beachten?

Jetzt geht’s los – das Tourenplanungsprojekt für Ihre Außen­dienst­mannschaft startet. In diesem Artikel erhalten Sie Hinweise für die Aufbereitung Ihrer Kundendaten, damit Ihr Projekt von Anfang an ein voller Erfolg wird. Weitere wertvolle Tipps zur erfolgreichen Einführung von portatour® in Ihrem Unternehmen finden Sie hier.

Die Tourenvorschläge von portatour® können nur so gut sein wie die Daten, die Sie importieren. Wenn Sie hier einen guten Job machen, profitieren Sie von Anfang an und Ihre Kollegen werden gerne mit portatour® arbeiten. Das heißt: Die richtigen Kunden werden besucht, kein Kunde wird vergessen, mehr Kundenbesuche pro Tag werden erreicht, weniger Zeit im Auto verbracht.

Wo kommen die Daten her?

Kundendaten werden klassischerweise in einem CRM- oder ERP-System verwaltet. Die Datenquelle für portatour® ist üblicherweise ein Daten-Export aus diesem bestehenden System im CSV- oder Excel-Format. In den meisten Unternehmen gibt es einen IT-Kollegen, der für das System verantwortlich ist. Involvieren Sie diesen Kollegen von Beginn an in das Projekt. Hier finden Sie eine Beispiel-Datei für den Import von Kunden: DE_portatour-Beispiel-Import_Kunden.xlsx.

Was versteht portatour® unter „Kunden“?

Für portatour® ist alles, wo Ihr Außendienst hinfahren soll, ein „Kunde“. Dies sind Bestandskunden, aber auch potentielle Neukunden („Leads“) oder ehemalige Kunden, die wiedergewonnen werden sollen. Importieren Sie jede Adresse, die besucht werden soll.

Pflichtfelder

Ihre Kundenstammdaten müssen zumindest aus folgenden Feldern bestehen:

• Kundenname
• Kundenadresse: Je ein Feld für PLZ, Ort und Straße mit Hausnummer. Optional auch das Land, falls Ihre Kunden über mehrere Länder verstreut sind.
• Kundennummer oder eine sonstige eindeutige Kennung (z.B. Datensatz-ID in Ihrem CRM/ERP-System). Diese Kennung wird beim Import als Schlüsselfeld definiert werden und dient bei der Datenaktualisierung zur Identifikation von Kunden.

Empfohlene Felder zur Steuerung der Besuchsplanung

Mit folgenden Feldern steuern Sie gezielt die individuelle Besuchsplanung der einzelnen Kunden:

• Besuchsintervall: Wie häufig soll der Kunde besucht werden? Angabe entweder in Tagen zwischen Besuchen oder als Anzahl der Besuche pro Jahr.
• Letztes Besuchsdatum: Wann war der Außendienstmitarbeiter zuletzt bei diesem Kunden?
• Besuchsdauer: Wie lange dauert erwartungsgemäß ein Besuch bei diesem Kunden in Minuten?

Beachten Sie folgendes beim Besuchsintervall:

• Wenn einzelne Kunden nicht regelmäßig besucht werden sollen, hinterlegen Sie beim Besuchsintervall eine „0“.
• Um Kunden in verschiedenen Intervallen abhängig einer Klassifizierung zu besuchen (z.B. A-Kunden alle 14 Tage, B-Kunden alle 30 Tage, C-Kunden alle 90 Tage), verwenden Sie Formelfelder in Ihrer Datenquelle.
• Sind Ihre Daten Beispielsweise in Excel gespeichert, fügen Sie eine Formel ein, die das Besuchsintervall anhand der Kategorie ermittelt.
• CRM- und ERP-Systeme bieten dazu auch Formelfelder oder Workflows an. Es empfiehlt sich, diese Formeln direkt an der Quelle zu implementieren um manuelle Nachbearbeitung zu reduzieren.

Für das letzte Besuchsdatum gibt es drei praktikable Möglichkeiten für den Datenimport:

1. Das letzte Besuchsdatum wird 1:1 in portatour® eingespielt und wird von portatour® ab der ersten Berechnung verwendet. Dies hat den Vorteil, dass Kunden, die vor kurzem besucht wurden, nicht sofort wieder für einen Besuch vorgeschlagen werden. Wurde das letzte Besuchsdatum in Ihrem System jedoch nicht korrekt oder unvollständig eingetragen, interpretiert portatour® bereits vor Kurzem besuchte Kunden als überfällig. Diese Kunden würden dann zuerst im Besuchsplan vorgeschlagen werden.
2. Das letzte Besuchsdatum wird nicht eingespielt. Das hat den Vorteil, dass portatour® vom ersten Tag an geographisch stark optimieren kann und nicht durch überfällige Kunden in der Planung eingeschränkt wird. Jedoch kann es vorkommen, dass auch Kunden zum Besuch vorgeschlagen werden, welche erst kürzlich besucht wurden. Um dies zu vermeiden, könnten die Außendienstmitarbeiter z.B. die Besuche der vergangenen Woche in portatour® manuell eintragen.
3. Das letzte Besuchsdatum wird ab einem bestimmen Datum eingespielt. Dieser Ansatz vereint die Vorteile der beiden obigen Ansätze. Spielen Sie das letzte Besuchsdatum nur für die Kunden ein, deren Besuch noch nicht zu lange her ist – z.B. der letzten 30 Tage. Veraltete Daten löschen Sie aus der Importdatei. So erhalten Sie gute Tourenvorschläge, kürzlich besuchte Kunden werden nicht sofort wieder vorgeschlagen, länger nicht besuchte Kunden sind dennoch nicht sofort überfällig.Wenn Sie sich unsicher sind, welche Variante die passende für Sie ist, kontaktieren Sie uns einfach.

Hinweis: Anhand des letzten Besuchsdatums und des Besuchsintervalls berechnet portatour® die Fälligkeit eines Kunden. Die Fälligen und Überfälligen werden von portatour® automatisch für einen Besuch eingeplant und farblich gelb und rot auf der Kundenlandkarte visualisiert.

Optionale Felder zur Steuerung der Besuchplanung

Diese Felder sind optional und werden in den meisten Fällen nicht importiert:

• Öffnungszeiten (Besuchszeiten) der Kunden: Pro Wochentag sind zwei Zeitfenster möglich, z.B. Montag 08:00-12:00 und 14:00-17:00 Uhr. In diesem Fall benötigt Ihre Import-Datei für Montag vier Spalten, welche die Werte 08:00, 12:00, 14:00 und 17:00 enthalten.
• Geo-Position: Die GPS-Koordinaten (Längengrad + Breitengrad) des Kunden auf der Landkarte. Wenn diese nicht angegeben werden, ermittelt portatour® beim Kundenimport im Zuge der automatischen „Geokodierung“ die Geo-Position eigenständig anhand der Adresse.

Benutzerdefinierte Felder

Optional können in portatour® zusätzlich bis zu 100 benutzerdefinierte Felder frei angelegt und importiert werden. Nutzen Sie diese Felder, um dem Außendienstmitarbeiter all jene Informationen zu geben, die er für Planung, Kontaktaufnahme und Besuchsvorbereitung benötigt.

Importieren Sie so beispielsweise:

• Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Ansprechpartner
• Klassifizierung der Kunden wie A,B,C oder Branche
• Umsatzgröße
• Datum der letzten Bestellung

Die benutzerdefinierten Felder müssen vor dem ersten Import in portatour® angelegt werden, damit sie beim Importvorgang verfügbar sind. Zu erledigen in den Optionen -> Benutzerdefinierte Felder -> Kunden.

Tipp: Durch Klick auf das Fragezeichen oben links gelangen Sie zur kontextbasierten Online-Hilfe mit hilfreichen Informationen.

Wir empfehlen, dass beim Export der Kundendaten aus Ihrem CRM/ERP-System alle potentiell relevanten Informationen in die Datei ausgeben werden. Erfahrungsgemäß ist das Entfernen von nicht benötigten Spalten weniger Aufwand als das nachträgliche Anfordern und Hinzufügen von zusätzlichen Informationen.

In welchem Format sollen die Daten vorliegen?

Gute Nachricht! Eine fixe Struktur für die Importdatei ist nicht notwendig. Stellen Sie die Kundendaten einfach als Excel-, CSV- oder ODS-Datei zur Verfügung. Die Zuordnung der Felder Ihrer Exceldatei zu den Feldern in portatour® erfolgt in portatour® und muss nur einmal geschehen.

Wichtig ist, dass jeder Kunde als eigener Datensatz in einer Zeile gelistet wird und jede Feldinformation (z.B. Kundennummer) als eigene Spalte in Ihrer Importdatei hinterlegt ist.

Üblicherweise werden die Daten als Tabellen mit einer Kopfzeile gespeichert, wobei die Kopfzeile zur Erhöhung der Übersichtlichkeit den Feldnamen hinterlegt hat (z.B. „Name“ oder „PLZ“). Pivot-Tabellen werden nicht unterstützt.

Vermeiden Sie diese 6 Fallstricke

1. Überprüfen Sie Ihre Datei auf Dubletten bei Kundenummern und entfernen Sie diese gegebenenfalls.
2. Beachten Sie, dass Felder eine führende Null beinhalten können (z.B. Postleitzahl oder Telefonnummer). Diese führende Null kann in Excel verschwinden, wenn die Zelle nicht als Text formatiert ist. Formatieren Sie die relevanten Felder als Text.
3. Um eine exakte Geokodierung von Adressen zu gewährleisten, empfehlen wir, dass das Feld „Straße“ nur die Straße und die Hausnummer enthält. Zusätzliche Informationen wie „Eingang im Hof“ oder ähnliches sollten weggelassen werden. Zusätzliche Adressdetails können als Notizen beim Kunden hinterlegt werden.
4. Achten Sie auf Konsistenz der Daten. Sie wollen die ABC-Kategorisierung als Auswahlfeld in portatour® speichern? Prüfen Sie, ob wirklich nur die Werte „A“, „B“ und „C“ in der jeweiligen Spalte enthalten sind. Verwenden Sie zur Kontrolle Filter in Excel.
5. Achten Sie darauf, dass Sie nur eine Kopfzeile haben. Kontrollieren Sie die Bezeichnungen der einzelnen Felder.
6. Entfernen Sie Datenfragmente unterhalb der Tabelle (wie etwa Summenzeilen). Nach den Kunden sollen keine weiteren Daten folgen.

Gesamtkundendatei oder eine Datei pro Außendienstmitarbeiter

Für den Kundenimport in portatour® können Sie entweder eine Gesamtkundendatei für alle Außendienstmitarbeiter, oder einzelne Kundendateien pro Außendienstmitarbeiter verwenden.

• Eine Gesamtdatei mit Kunden aller Außendienstmitarbeiter:
  Mit dem firmenweiten Kundenimport können die Kunden aller Außendienstmitarbeiter eines Firmenaccounts im Zuge eines Importvorgangs hochgeladen werden. Halten Sie dafür eine Datei mit den Kunden aller Außendienstmitarbeiter bereit. Diese Datei benötigt für jeden Kunden eine eindeutige Zuordnung zu einem Benutzer (Spalte mit Mitarbeiternummer oder E-Mail-Adresse des Benutzers).
• Pro Außendienstmitarbeiter eine Kundendatei:
  Kundendaten können auch auf Benutzer-Ebene für jeden Außendienstmitarbeiter separat eingespielt werden. Halten Sie dafür eine eigene Importdatei für jeden Außendienstmitarbeiter bereit, die ausschließlich seine Kundendaten beinhaltet. Um bei den Importvorgängen Zeit zu sparen bzw. den Vorgang zu automatisieren, muss der Tabellenaufbau der zu importierenden Dateien einheitlich sein.

Hinweis: Es ist empfehlenswert die Importdateien der einzelnen Gebiete vorab auch an die einzelnen Außendienstmitarbeiter zu senden. Die Außendienstmitarbeiter sollen informiert werden, welche Daten für sie importiert werden und sich bei Fragen oder Auffälligkeiten bei Ihnen melden.

Wie viele Kundendaten kann ich importieren?

Es können maximal 3.000 Datensätze (Kunden) pro Außendienstmitarbeiter importiert werden, wobei maximal 1.000 Kunden ein Besuchsintervall hinterlegt haben dürfen.

Wenn Sie mehr als 1.000 Adressen besuchen müssen, setzen Sie zu Beginn nur bei jenen Kunden ein Besuchsintervall, die zu allererst besuchen wollen und höchste Priorität haben. Priorisieren Sie anhand verschiedener Kriterien wie z.B. Umsatz, Potential oder Mitarbeiterzahl. Filtern Sie nicht nach Geographie – es sollten in jeder Region Kunden zum Einstreuen verfügbar sein.

Mehrere Adressen oder Ansprechpartner pro Kunde?

Sollten Ihnen pro Kunde mehrere Adressen (Lieferadresse, Rechnungsadresse, …) zur Verfügung stehen, entscheiden Sie, welche dieser Adressen vom Außendienst besucht werden soll und importieren Sie nur diese.

Sollen bei einer Firma mehrere Ansprechpartner jeweils extra besucht werden, vielleicht auch in verschiedenen Intervallen? Dann legen Sie jeden Ansprechpartner als eigenen Kunden in portatour® an. Diese können die selbe Adresse haben. Beispielsweise können Sie mehrere zu besuchende Ärzte, die alle im gleichen Spital arbeiten, als verschiedene Kunden anlegen.

Wenn Sie mehr über die Vor- und Nachteile der Möglichkeiten erfahren wollen, kontaktieren Sie uns.

Ihre Belohnung, wenn Sie hier einen guten Job machen?

 Investieren Sie jetzt Zeit in die Datenaufbereitung und Sie profitieren langfristig von einer guten Datenqualität. Eine hohe Datenqualität trägt dazu bei, dass die Tourenplanung von Anfang an besser läuft. Ihre Kollegen im Außendienst werden gerne und motiviert mit portatour® arbeiten und sich nicht über Datenfehler ärgern. Davon profitieren auch Sie: Es werden die richtigen Kunden zum richtigen Zeitpunkt besucht, kein Kunde wird vergessen, es werden weniger Kilometer gefahren, mehr Kundenbesuche pro Tag erreicht und so mehr Umsatz generiert.

Wie hilft mir das portatour® Team beim Import?

Mit einem Setup-Workshop! Bei diesem Online-Workshop wird portatour® gemeinsam mit Ihnen konfiguriert und mit Kundendaten befüllt. Dabei prüfen wir die Qualität der Daten, beraten Sie zur Auswahl der Felder und laden gemeinsam die Daten hoch. Sie erhalten wertvolle Tipps & Tricks, vermeiden Fallstricke in der Konfiguration und gewährleisten so einen schnellen, produktiven Start für Ihr Außendienst-Team.

Mehr über den Setup-Workshop erfahren Sie hier.

Die Daten sind importiert, wie geht es weiter? Aktualisieren! Automatisieren! Zeit sparen!

Um zukünftige Datensynchronisierung zu vereinfachen, achten Sie bereits bei der ersten Bereitstellung der Daten, dass diese auf Knopfdruck aus Ihrem CRM- bzw. ERP-System automatisch exportiert werden können. Reduzieren Sie manuelle Bearbeitung auf ein Minimum. Vor allem die Feldnamen in der Kopfzeile der Datei sollten unverändert bleiben.

Wenn Sie Daten aus Ihrem CRM- oder ERP-System regelmäßig und automatisiert mit portatour® synchronisieren wollen, nutzen Sie dazu die portatour® Schnittstelle (API). So müssen Sie sich über die Aktualität der Daten keine Gedanken mehr machen. Hier erfahren Sie mehr zur API.

Wir bieten dazu einen API-Workshop an, in dem wir Ihnen die Einrichtung der Schnittstelle zeigen. Erfahrungsgemäß ist mit Hilfe dieses Workshops nach 2 Stunden bereits ein automatischer Datenimport- und Export – zumindest prototypisch – möglich.

Hinweis: Um Kundendaten via API zu aktualisieren, ist eine eindeutige Kundenidentifikation notwendig. Sie sehen: Die gründliche Vorarbeit lohnt sich bereits.

Die Kundendaten sind fertig. Was mache ich mit Benutzern, Terminen und Berichten?

Neben dem Kundendatenimport ist es optional möglich, folgende Daten in portatour® zu importieren und exportieren:

• Benutzer: Der Import von Benutzerdaten erspart Ihnen das manuelle Anlegen der Benutzer in der Benutzerverwaltung. Dies ist praktisch, wenn mehr als 10 Benutzer mit portatour® arbeiten werden. Folgende Informationen sind zum Import erforderlich: Vorname, Nachname, Email-Adresse, Heimatortadresse (für Außendienstmitarbeiter). Optional können Sie noch die Mitarbeiternummer, den Benutzergruppennamen und die Berechtigungsrolle („Benutzer“, „Supervisor“, „Administrator“) importieren. Hier finden Sie eine Beispiel-Datei für den Import von Benutzern: DE_portatour-Beispiel-Import_Benutzer.xlsx
• Termine: Wenn Ihre Kollegen schon viele Termine im Voraus vereinbart haben und diese Termine in elektronischer Form zur Verfügung stehen, können diese auch importiert werden.
• Berichte: Sind historische Besuchsberichte digital verfügbar, ist auch der Import dieser möglich.

Der Import und Export für alle Datentypen ist analog zu den Kundendaten. Sowohl das Dateiformat als auch der Import- und Exportvorgang und die Qualitätsmerkmale sind ähnlich zum Kundedatenimport. Natürlich unterstützen wir Sie auch hier gerne mit einem exklusiven und individuell für Sie durchgeführten Setup-Workshop.