Los representantes comerciales tienen varias posibilidades para conseguir más clientes y lograr una mayor facturación. Un aspecto importante es una buena planificación de rutas comerciales: ¿Qué clientes se debe visitar en qué días y en qué orden? Muchos representantes de ventas conducen caóticamente cuando los llama algún cliente o planifican laboriosamente a mano sus visitas diarias, semanales y mensuales. Esto les suele llevar mucho tiempo y les dificulta alcanzar todos los objetivos fijados, generando además muchos kilómetros innecesarios.
Por ese motivo es que existe un avanzado software para la planificación de rutas destinado a equipos comerciales que automatiza todo el proceso. Un ordenador puede calcular sus rutas más rápido y producir mejores resultados. Por lo tanto, en el siguiente artículo le mostraremos cómo trabajar con la planificación automática de rutas comerciales.
El punto de partida: las direcciones a visitar
Las direcciones de los clientes a visitar son siempre la base tanto para la planificación de rutas automática, como para la manual. Para la planificación de rutas automática, necesita las direcciones en un fichero Excel o CSV. Utilice la oportunidad de preparar los datos de clientes en un fichero para comprobar su calidad:
- ¿Están todos los clientes en el fichero o faltan algunos?
- ¿Hay bajas entre los clientes, es decir, clientes a los que ya no visita?
- ¿Existen duplicados erróneos, por ejemplo, direcciones de facturación frente a direcciones de entrega de los clientes?
- Además de la dirección, ¿contiene el fichero toda la información sobre los clientes importantes para planificar sus visitas, por ejemplo, las personas de contacto, los números de teléfono o el horario de apertura?
- ¿Ha introducido una clasificación de clientes (por ejemplo, A/B/C) que determina la frecuencia de visita? Por ejemplo: clientes A semanalmente, clientes B mensualmente, clientes C anualmente. Solo en los casos más excepcionales es aconsejable visitar a todos los clientes en el mismo intervalo.
- ¿A lo mejor incluso hay una fecha de la última visita al cliente?
Importación, mapa y vista general
El próximo paso es importar en el software de planificación de rutas el fichero de clientes ya preparado. Al importar, cada dirección de cliente se localiza automáticamente en el mapa (en lenguaje técnico: se geocodifica). Como resultado, usted obtiene una vista general de todos sus clientes sobre un mapa.
Compruebe si hay valores geográficos atípicos, es decir, clientes que se encuentran lejos de su zona principal de actividad. ¿Vale la pena visitarlos y pasar mucho tiempo conduciendo? Dependiendo de la variedad de funciones del software, también puede utilizar el mapa para tareas de «geomarketing», es decir, para mostrar información adicional. Aquí hay un ejemplo de la visualización en el mapa de portatour® del volumen de ventas de sus clientes:
No más planificación manual, mejor hágalo automáticamente
Ahora viene el punto crucial: en el pasado, usted tenía que determinar por su cuenta qué clientes quería visitar en qué día. Probablemente lo haya hecho basándose en la prioridad de sus clientes (su importancia, el tiempo que ha pasado sin visitarlos) y que haya incluido clientes cercanos a su ruta diaria. No es fácil coordinar todo esto. Pero un planificador de rutas moderno lo hará para usted. Simplemente especifique qué clientes visitar con qué frecuencia (frecuencia de visita o intervalo de visita) y el software seleccionará automáticamente qué clientes visitar idealmente en qué día. Así, el software identifica automáticamente a los clientes cercanos y crea sus rutas diarias de forma eficiente, ahorrando kilómetros.
Al realizar esta tarea, sin embargo, es cuando podemos distinguir el diferencial de los programas de optimización de rutas. La mayoría de los planificadores de rutas electrónicos disponibles en el mercado le ofrecen solo un máximo de 8 a 25 clientes a visitar que deben ser seleccionados por usted en el orden correcto cada día. Sin embargo, crear rutas optimizadas automáticamente para una semana o más, solo es posible con los mejores planificadores de rutas comerciales.
portatour® es uno de estos planificadores de rutas líderes en el mercado. Con solo pulsar un botón, generará para usted un plan de visitas optimizado para varios días o semanas, teniendo en cuenta todas las condiciones generales, por ejemplo, el horario de apertura de sus clientes o las citas fijas de su calendario. Esto hace que la planificación de rutas sea muy fácil. Consejo: ¡Pruébelo gratis durante 30 días!
¿Y ahora qué?
Una vez que haya evolucionado de la planificación de rutas manual a la automática, se le abrirán nuevos potenciales de optimización. Vea nuestro blog para estar al día.