O processo de gestão de mudança para a implementação de um novo software de roteirização depende de fatores como o porte da organização, a complexidade da conexão com outros sistemas (por exemplo, CRM ou ERP) ou a amplitude das mudanças exigidas.
Principais fatores da gestão de mudanças
Planejamento e preparação: essa etapa compreende a identificação da situação atual, bem como as necessidades de mudança, a avaliação de potenciais efeitos e o desenvolvimento de um plano para a implementação das mudanças planejadas. Isso pode incluir a execução de uma análise de necessidades, o desenvolvimento de um projeto e a determinação dos recursos necessários para a implementação do software de roteirização. É importante também a determinação dos parâmetros de sucesso do projeto, como a redução de volume de clientes com atendimento atrasado ou o aumento da quantidade de visitas por dia.
Comunicação: É essencial que todos os envolvidos sejam informados das mudanças antecipadamente. Assim, é possível garantir que todos estão cientes das mudanças e da razão para elas.
Testes: Antes da implementação de um novo software, é importante que a solução seja minuciosamente testada para possibilitar a identificação de possíveis problemas ou ajustes de processos necessários o mais breve possível. Alguns clientes optam por executar, por exemplo, uma fase de testes de três meses com o portatour®.
Monitoramento e avaliação: Para garantir que o novo software de roteirização corresponde aos requisitos da empresa, o desempenho deve ser avaliado durante a fase do projeto-piloto e após a implementação. Isso pode incluir auditorias, coleta de feedbacks de usuários ou monitoramento de dados de desempenho importantes.
Execução: Tão logo a fase de testes seja concluída, o software de roteirização pode ser implementado. É importante que esse processo seja cuidadosamente monitorado para garantir que possíveis problemas sejam tratados.
Treinamento: Para garantir que os colaboradores possam usar a solução eficazmente, é importante adotar o treinamento da equipe. Isso pode abranger o desenvolvimento de material informativo e a realização de treinamentos em grupo ou individuais.
De modo geral, uma gestão de mudanças na implementação de um novo software exige um plano detalhado, uma definição clara de fatores de sucesso e de desempenho, uma comunicação eficaz, treinamento básico e a realização de testes, bem como o monitoramento e a avaliação continuados. Empresas que implementam essa estratégia básica podem migrar descomplicadamente para o novo software, maximizando as vantagens da gestão de mudanças.
Assim você apoia sua equipe na adoção de um novo software de roteirização
- Explique as vantagens: A equipe pode reagir com ceticismo às mudanças planejadas. Por isso, é importante esclarecer as vantagens do novo software. Enfatize esses benefícios, como a nova ferramenta pode ser útil, a eficiência para o trabalho, a economia de tempo de administração e de tempo na estrada, a redução de erros (por exemplo, clientes esquecidos) e o aumento da produtividade.
- Ofereça treinamento: Muitos colaboradores podem se sentir inseguros em usar um novo software, por isso é importante oferecer treinamento. Nossa Central de Ajuda oferece suporte abrangente. Você pode ainda criar tutoriais e material educativo ou organizar workshops para aumentar a confiança nos novos produtos. Para apoiar essa iniciativa, o portatour ® oferece workshops de Perguntas e Respostas, bem como diversas opções de treinamento.
- Facilite a comunicação: Excesso de jargões técnicos podem desencorajar e trazer insegurança para a equipe, especialmente para colaboradores com menos conhecimento técnico. Para evitar confundir em vez de informar, use uma comunicação e linguagem de fácil compreensão, como instruções passo a passo. Fragmente tarefas complexas em pequenas etapas e evite usar siglas e termos complicados.
- Enfatize histórias de sucesso: Informe sobre casos de uso bem-sucedidos de colaboradores ou de colegas que tiveram uma boa experiência com o software. Isso pode ajudar a aumentar a confiança e o interesse pela nova ferramenta de roteirização.
- Mantenha abertura para feedbacks: Colaboradores geralmente tem comentários valiosos a dar sobre a nova solução de software. Ouça o que eles têm a dizer, considere as observações e aborde todos os problemas que possam surgir. Assim, você fomenta a confiança e a aceitação do novo roteirizador.
Ao seguir esses passos, você ajuda sua equipe a entender a necessidade da nova ferramenta e os encoraja, ao mesmo tempo, a participarem ativamente do processo de gestão de mudanças.