portatour® ist kein Zaubermittel, aber ein unverzichtbares Werkzeug, das unseren Außendienst revolutioniert hat.
Jan Markus Eichert,
Außendienstleiter
Die HELA Gewürzwerk Hermann Laue GmbH ist ein deutsches Traditionsunternehmen, das mittlerweile in vierter Generation geführt wird. Mit rund 600 Mitarbeitern weltweit und mit 120 Jahren Erfahrung steht HELA für Innovation und Qualität sowie als kompetenter Partner für Handel, Gastro, Industrie und Handwerk bereit. Ursprünglich ein Spezialist für Gewürze, hat sich das Unternehmen zu einem führenden Anbieter von Ketchup und Gewürzmischungen sowie für Produktentwicklungen im B2B-Bereich entwickelt. Hela ist zweitgrößter Markenartikler im Gesamtmarkt Ketchup.
Jan Markus Eichert ist nationaler Außendienstleiter im Bereich Handel und leitet ein Team von 17 Vertriebsmitarbeitern, die etwa 4.000 Kunden betreuen. Mit Erfahrung und Innovationsgeist treibt er die Weiterentwicklung des Außendienstes voran. In einem dynamischen Markt, der ständig neue Anforderungen stellt, sah Eichert die Notwendigkeit, moderne Technologien einzusetzen, um die Effizienz und Flexibilität des Teams zu steigern.
Vor der Einführung von portatour® war die Tourenplanung bei HELA weitgehend analog. Mithilfe von Tools wie Google Maps wurden die Routen manuell geplant, was zeitaufwendig und oft wenig effizient war. Immer öfter und immer deutlicher stieß man dabei jedoch an die Grenzen dieses Systems. Die manuelle Planung nahm oft übermäßig viel Zeit in Anspruch, die man lieber für Kundenbesuche genutzt hätte.
Besonders problematisch waren Sonderaufgaben, wie kurzfristige Kundenanfragen oder spezielle Aktionen, die oft zu ineffizienten Fahrstrecken führten. Zudem fehlte es an einer dynamischen Anpassung der Planung an aktuelle Anforderungen. Der Wunsch nach mehr Effizienz, Planungssicherheit und Zeitersparnis führte HELA schließlich zu portatour®. Die Software versprach eine automatisierte und flexible Lösung, die feste Besuchsrhythmen berücksichtigt und gleichzeitig Raum für spontane Änderungen lässt.
Wir waren herrlich analog unterwegs. Zwar nicht mehr mit einem Falk Atlas, aber die Planung war zeitaufwendig und ineffizient.
Jan Markus Eichert, Außendienstleiter
Die Einführung von portatour® war bei HELA ein voller Erfolg. Dank gut gepflegter CRM-Daten und einer intensiven Vorbereitung verlief der Übergang reibungslos. Die Software ist intuitiv und leicht verständlich, was die Akzeptanz im Team erleichterte. Bereits nach wenigen Wochen waren alle Außendienstmitarbeiter in der Lage, mit dem neuen System zu arbeiten.
Eine Besonderheit im Implementierungsprozess war die Unterstützung durch zwei Außendienstmitarbeiter, die bereits Erfahrung mit portatour® hatten. Sie fungierten als Fürsprecher und halfen ihren Kollegen bei der Einarbeitung. Auch skeptische Mitarbeiter, insbesondere in der fortgeschrittenen Altersgruppe, ließen sich schnell überzeugen. Laut Jan Markus Eichert waren, nach den ersten Schulungen und einem Monat der Nutzung, am Ende alle Mitarbeiter restlos von den Funktionen und Vorteilen der Software überzeugt.
Das Programm ist intuitiv und selbsterklärend. Nach den Schulungen und einem Monat waren alle restlos begeistert.
Jan Markus Eichert, Außendienstleiter
Neben der Tourenplanung entschied sich HELA auch für die Nutzung von portatour® Territory Optimization, der automatischen Gebietsplanung von portatour®. Vor der Einführung des Tools wurden die Vertriebsgebiete nur selten optimiert, meist nur einmal im Jahr und durch externe Dienstleister. Die war nicht nur kostenintensiv, sondern auf zeitaufwendig.
Mit portatour® konnte HELA seine Gebietsplanung dauerhaft dynamischer machen. Wenn in einem Sektor Kunden wegfallen oder neue Prioritäten entstehen, reagiert die Software sofort. Diese Flexibilität hat nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Arbeitslast im Team gerechter verteilt. Außerdem ermöglicht die Gebietsplanung eine strategischere Vorgehensweise. Neue Listungen oder regionale Schwerpunkte können schneller und wesentlich zielgerichteter umgesetzt werden.
portatour® erleichtert die Arbeit, aber ersetzt nicht das Denken. Unsere Mitarbeiter arbeiten mit dem System zusammen, um das Beste herauszuholen.
Jan Markus Eichert, Außendienstleiter
Seit der Implementierung von portatour® hat sich der Arbeitsalltag im Außendienst von HELA grundlegend verändert. Die Tourenplanung, die zuvor wöchentlich einen halben Arbeitstag in Anspruch nahm, ist heute eine Sache von wenigen Minuten. Außendienstmitarbeiter können sich stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und haben mehr Zeit für Kundenbesuche. Besonders beeindruckend sind die Einsparungen bei den gefahrenen Kilometern. Pro Außendienstmitarbeiter werden täglich rund 42 Kilometer weniger gefahren, was - hochgerechnet auf alle Mitarbeiter und ihre Arbeitstage - eine jährliche Einsparung von 155.000 Kilometern bedeutet. Das senkt nicht nur die Reisekosten drastisch, sondern schont auch die Umwelt.
Ein weiterer Vorteil ist laut Jan Markus Eichert die Integration von Sonderaufgaben in die Planung. Kunden werden nicht mehr vergessen, da portatour® automatisch überfällige Besuche berücksichtigt und einplant. Das wiederum führt zu erhöhter Effizienz und steigert die Kundenzufriedenheit erheblich. Die automatische Gebietsplanung hat zudem dafür gesorgt, dass die Arbeitslast im Team jetzt wesentlich gerechter verteilt ist. Zudem hat die erfolgreiche Einführung von portatour® HELA dazu bewogen, das System auf weitere Geschäftsbereiche auszuweiten. Mit 33 zusätzlichen Außendienstmitarbeitern und knapp 10.000 neuen möglichen Kunden konzentriert sich das Unternehmen in Zukunft auf zwei zusätzliche Vertriebszweige.
Wir können uns dank portatour® jetzt auf das konzentrieren, was wirklich zählt – unsere Kunden.
Jan Markus Eichert, Außendienstleiter
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