Wenn wir eine neue Außendienstkraft einstellen, hilft uns portatour® dabei, den idealen Wohnort zu bestimmen, was die Effizienz im Gebiet maximiert.
Elena Brey,
Field Sales Coordinator
Swiss Eyewear ist ein international tätiges Unternehmen mit Sitz in der Schweiz, das hochwertige Brillen – darunter Sonnenbrillen, Lesebrillen und optische Fassungen – vertreibt. Die Brillen von Swiss Eyewear sind in über 90 Ländern erhältlich. Mit einem Team von weltweit über 70 Mitarbeitern, darunter 15 Außendienstmitarbeiter und rund 10 Mitarbeiter im Innendienst in der Schweiz, ist eine strukturierte und effiziente Kundenbetreuung essenziell.
Elena Brey ist Ansprechpartnerin für portatour® und verantwortet die Planung und Optimierung der Kundenbesuche. Früher geschah dies mit Excel-Tabellen – ein aufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Um die Effizienz zu steigern und die Tourenplanung zu optimieren, entschied sich Swiss Eyewear für portatour®.
Mit dem Wachstum des Unternehmens stieß die bisherige Planung mit Excel an ihre Grenzen. Die Anzahl der Kunden sowie der Außendienstmitarbeiter wuchs stetig, und eine manuelle Planung war nicht mehr effizient. Das führte zu einer steigenden Fehlerquote und dazu, dass Kundenbesuche teilweise vergessen wurden. Um diesen ineffizienten Prozess zu verbessern, suchte Swiss Eyewear nach einer Lösung, die nicht nur automatische Tourenplanung ermöglicht, sondern auch flexibel genug ist, um individuelle Anpassungen zuzulassen.
"Früher wurden 2 ganze Tage pro Woche nur für die Tourenplanung gebraucht", schildert Elena Brey. "Außerdem hatten unsere Außendienstmitarbeiter lediglich eine Liste mit Kunden, aber keine optimierte Route. Jede Woche mussten sie sich zusätzlich 4 Stunden Zeit nehmen, um ihre eigenen Fahrten zu planen."
Früher wurden 2 ganze Tage pro Woche nur für die Tourenplanung gebraucht. Jetzt benötigen wir nur noch 4 Stunden für die gesamte Planung.
Elena Brey, Field Sales Coordinator
Die Einführung von portatour® verlief reibungslos. Elena Brey und ihr Team hatten bereits Erfahrung mit einer anderen Tourenplanungssoftware gemacht, wodurch die Vorteile von portatour® sofort deutlich wurden. "Wir haben zuvor über ein Jahr lang an einer anderen Lösung gearbeitet, aber die war zu komplex für unsere Anforderungen", erklärt Brey.
"Die Implementierung von portatour® war hingegen einfach und effizient. Unsere Außendienstmitarbeiter konnten die App schnell in ihren Arbeitsalltag integrieren." Obwohl einige Mitarbeiter anfangs skeptisch waren, überzeugten sie die ersten positiven Ergebnisse schnell. Nach knapp drei Monaten waren auch die letzten Zweifler von portatour® überzeugt. Die Unterstützung von portatour® und die Frage-Antwort Session mit allen Außendienstmitarbeitern hat dabei sehr geholfen.
Die Einführung von portatour® war easy peasy – nach wenigen Monaten waren auch die letzten Zweifler von portatour® überzeugt.
Elena Brey, Field Sales Coordinator
Vor der Entscheidung für portatour® schaute sich das Unternehmen verschiedene Lösungen, darunter auch eine KI-gesteuerte Software an, die jedoch zu viele unnötige Funktionen bot. "Wir wollten eine Lösung, die nicht nur unsere Touren optimiert, sondern auch unsere bestehenden Gebiete respektiert", erzählt Elena Brey.
"Wir brauchen keine übermäßige Automatisierung, welche Außendienstmitarbeiter nach Verfügbarkeit einteilt, sondern eine, die unsere festen Gebiete optimal plant. Die Möglichkeit, manuelle Anpassungen vorzunehmen ist ein weiterer Vorteil für unsere Anwendungszwecke."
Mit portatour® können wir flexibel Termine einplanen und damit die Planung auf Basis unserer eigenen Kriterien anpassen.
Elena Brey, Field Sales Coordinator
Die Gebietsoptimierung von portatour® spielt bei Swiss Eyewear eine wichtige Rolle, vor allem wenn es um neue Mitarbeiter ging. "Wenn wir eine neue Außendienstkraft einstellen, hilft uns portatour® dabei, den idealen Wohnort zu bestimmen, um die Effizienz im Gebiet zu maximieren", erklärt Brey.
"Außerdem nutzen wir das Analysetool, um die Arbeitslast besser zu verteilen und die Kundenfrequenz zu optimieren." Dabei bleibt die Kontinuität gewahrt: "Unsere Kunden sind es gewohnt, mit denselben Außendienstmitarbeitern zu sprechen. Daher vermeiden wir es wenn möglich, die Gebiete ständig neu zuzuordnen."
Wenn wir eine neue Außendienstkraft einstellen, hilft uns portatour® dabei, den idealen Wohnort zu bestimmen, was die Effizienz im Gebiet maximiert.
Elena Brey, Field Sales Coordinator
Ein entscheidender Vorteil von portatour® ist die einfache Bedienung. "Unsere Außendienstmitarbeiter können mit wenigen Klicks einen Besuch abschließen. Auch das Verschieben von Terminen oder das Einfügen neuer Kunden geht schnell und intuitiv", erzählt Elena Brey zufrieden.
Zu den größten Vorteilen bei der Nutzung von portatour® zählen bei Swiss Eyewear die effiziente Ferienvertretung, die schnelle Terminplanung sowie eine bessere Teamtransparenz. Auch das Berichtswesen hat sich stark verbessert: "Früher hatten wir kein strukturiertes Reporting. Jetzt haben wir zu jedem Kunden einen digitalen Verlauf, inklusive Fotos von Displays und Verkaufsflächen."
Unsere Außendienstmitarbeiter können mit wenigen Klicks einen Besuch abschließen. Auch das Verschieben von Terminen oder das Einfügen neuer Kunden geht schnell und intuitiv.
Elena Brey, Field Sales Coordinator
Seit der Einführung von portatour® konnte Swiss Eyewear signifikante Verbesserungen erzielen. Statt bisher 2 Tagen pro Woche werden nur noch 4 Stunden für die gesamte Planung benötigt, was eine Zeitersparnis von 75 % bedeutet. Durch die optimierte Routenführung schafft jeder der 15 Außendienstmitarbeiter täglich 1 bis 3 Kundenbesuche mehr. Das bedeutet insgesamt eine Steigerung von bis zu 45 zusätzlichen Terminen pro Tag.
Statt einer statischen Excel-Liste hat das Team nun eine dynamische und optimierte Routenplanung mit Echtzeit-Anpassungen zur Verfügung, was zu mehr Struktur und Transparenz geführt hat: "portatour® hat unsere Effizienz massiv gesteigert. Wir sparen nicht nur Zeit, sondern können auch unsere Kunden besser betreuen. Es ist genau, was wir gebraucht haben."
*Vollversion. Keine Kreditkarte erforderlich. Automatische Beendigung.
Telefonisch erreichbar von Mo-Fr, 9-17h MEZ
