Mit portatour® ist die manuelle Tourenplanung für uns Geschichte. Wir sparen jetzt bis zu 5 Stunden allein bei der Planung. Das sind ca. 90 % Ersparnis im Vergleich zu vorher.
Adrian Leidner,
Vertriebsleiter
Minderleinsmühle ist etablierter Hersteller von Schokoladeprodukten, der sowohl die Biobranche als auch den Lebensmitteleinzelhandel in Deutschland beliefert. Mit 500 Mitarbeitenden an zwei Standorten ist das Unternehmen gut aufgestellt, um seine breite Kundenbasis perfekt zu bedienen. Im Vertrieb sind sechs Personen im Innendienst und vier im Außendienst beschäftigt. Die Außendienstmitarbeiter nutzen portatour®, um die täglichen Herausforderungen der Tourenplanung optimal zu bewältigen.
Adrian Leidner arbeitet als Vertriebsleiter bei Minderleinsmühle. Alles, was den Vertrieb mit Marken betrifft, liegt in seinem Verantwortungsbereich, sowohl im Innen- wie auch im Außendienst. Auch die Großkundenbetreuung gehört dazu. Die reine Außendienstkoordination liegt allerdings bei einer Kollegin. Adrian Leidner war früher selbst im Außendienst tätig und hat Touren geplant, weshalb er portatour® bereits gut kannte.
Vor der Einführung von portatour® wurden die Touren bei Minderleinsmühle stets manuell geplant: "Wir haben das oft mit Excel und Google Maps gemacht, was etwa 4 bis 5 Stunden gedauert hat. Jetzt sind wir in einer halben Stunde fertig." Früher wurde auch die Berichterstellung erst am Ende des Arbeitstages, also nach Abschluss aller Besuche, durchgeführt, was zu zusätzlichen Verzögerungen führte. "Uns war bald klar, dass wir eine effizientere Lösung brauchen, um diese Abläufe zu automatisieren und damit wertvolle Zeit zu sparen." Die Entscheidung fiel auf portatour®, nachdem ein neuer Kollege, der das System aus einem früheren Unternehmen kannte, dessen Vorteile aufzeigte.
Früher haben wir die Tourenplanung mit Excel und Google Maps gemacht, was etwa 4 bis 5 Stunden gedauert hat. Jetzt sind wir in einer halben Stunde fertig.
Adrian Leidner, Vertriebsleiter
Die Implementierung von portatour® brachte sofort spürbare Verbesserungen. Während früher lange überlegt werden musste, wie die Touren am besten zu planen sind, erledigt das System dies jetzt automatisch und um ein Vielfaches schneller: "Außerdem werden die Berichte direkt nach dem Kundenbesuch oder spätestens auf dem Parkplatz erstellt, was eine große Zeitersparnis bedeutet." Darüber hinaus ermöglicht dieses Vorgehen einen schnellen Austausche mit dem Innendienst: "Berichte, die früher abends nachgearbeitet wurden, sind nun sofort verfügbar und einsehbar. Das ganze Berichtswesen von portatour® spart uns wöchentlich sicher 2 Stunden." Addiert man dazu die 4 bis 5 Stunden für die manuelle Tourenplanung, spart man bei Minderleinsmühle beinahe einen ganzen Arbeitstag pro Woche ein.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass keine Kunden mehr übersehen werden, wie Adrian Leidner weiter erklärt: "Wir haben jetzt eine klare Übersicht über alle Kunden, und niemand wird mehr vergessen." Der Außendienst kann die Besuche jetzt systematisch planen und sichergehen, dass alle Kunden regelmäßig im Rahmen der festgelegten Besuchsintervalle betreut werden.
Berichte, die früher abends nachgearbeitet wurden, sind nun sofort verfügbar und einsehbar. Das spart uns wöchentlich sicher 2 Stunden.
Adrian Leidner, Vertriebsleiter
Die Einführung von portatour® bei Minderleinsmühle verlief reibungslos. Zunächst wurde das Tool im kleinen Rahmen getestet, bevor es auf alle Außendienstmitarbeiter ausgeweitet wurde. Durch eine strukturierte Einführung mit zwei Onboarding-Terminen konnten sich alle schnell mit dem System vertraut machen. Bereits nach wenigen Tagen fühlte sich das Team sicher in der Anwendung. Es wurde auch ein hoher Grad an Individualisierung erreicht, da das System flexibel an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden konnte.
Für Adrian Leidner und sein Team hat sich hier besonders das Feature der Benutzerdefinierten Felder als nützlich erwiesen. Bei Minderleinsmühle wird die Benutzerfreundlichkeit von portatour® vom gesamten Außendienstteam sehr positiv bewertet. Das System ist leicht verständlich und gut strukturiert. Die schnelle und einfache Handhabung macht es den Mitarbeitenden leicht, sich auf ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren, anstatt sich mit umständlichen Planungsvorgängen aufzuhalten.
Insgesamt haben wir etwa einen Monat gebraucht, um das System vollständig zu integrieren. Jetzt sind wir alle damit vertraut.
Adrian Leidner, Vertriebsleiter
Bei Minderleinsmühle schätzt man besonders die Landkarten- und Farblogik, wie Adrian Leidner betont: "Das ist für uns einer der elementarsten Punkte, weil ich hier draufschauen kann und wirklich mit einem Blick sehe, wie ein Gebiet bearbeitet worden ist." In Sekundenschnelle wird so klar, ob es Lücken in der Kundenbetreuung gibt. Die visuelle Darstellung erleichtert die Planung und optimiert die Arbeitsweise des gesamten Außendienstteams. Ein weiteres praktisches Feature ist die Flexibilität des Systems, wenn sich Planungen ändern: "Wenn ein Termin mal länger dauert als geplant, aktualisiert portatour® automatisch die restliche Tour und zeigt an, welcher Kunde als nächstes am besten besucht werden kann."
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass portatour® für Minderleinsmühle deutliche Verbesserungen in Effizienz und Flexibilität der Tourenplanung gebracht hat. Die Mitarbeitenden sparen Zeit, haben eine bessere Übersicht über ihre Kunden und können sich voll und ganz auf das Wichtigste konzentrieren: Die optimale Betreuung ihrer Kunden.
Wir haben mit portatour® unsere Kundendaten strukturiert und Besuchsrhythmen neu definiert. Dadurch können wir in Zukunft noch gezielter arbeiten.
Adrian Leidner, Vertriebsleiter
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