La solución portatour® no es una varita mágica, pero es una herramienta indispensable que ha revolucionado nuestro equipo comercial.
Jan Markus Eichert,
Director de ventas sobre el terreno
HELA Gewürzwerk Hermann Laue GmbH es una empresa tradicional alemana que se encuentra ya en su cuarta generación. Con cerca de 600 empleados en todo el mundo y 120 años de experiencia, HELA es sinónimo de innovación y calidad y un socio competente para la distribución, la restauración, la industria y el comercio. Originalmente especializada en especias, la empresa se ha convertido en un proveedor líder de ketchup y mezclas de especias, así como de desarrollos de productos en el sector B2B. Hela es la segunda empresa de marca en el mercado global del ketchup.
Jan Markus Eichert es director nacional de ventas sobre el terreno en el área comercial y dirige un equipo de 17 empleados de ventas que se ocupan de unos 4000 clientes. Con su experiencia y espíritu innovador, impulsa el desarrollo de los representantes comerciales. En un mercado dinámico que presenta constantemente nuevos retos, Eichert reconoció la necesidad de utilizar tecnologías modernas para aumentar la eficacia y la flexibilidad del equipo.
Antes de la introducción de portatour®, la planificación de rutas en HELA era en gran medida analógica. Las rutas se planificaban manualmente utilizando herramientas como Google Maps, lo que llevaba mucho tiempo y a menudo no era muy eficaz. Los límites de este sistema se alcanzaban cada vez con más frecuencia y de forma más clara. La planificación manual ocupaba a menudo una cantidad excesiva de tiempo que se hubiera empleado preferiblemente en visitas a clientes.
Las tareas especiales, como solicitudes de clientes a corto plazo o acciones especiales, que a menudo daban lugar a rutas ineficaces, resultaban especialmente problemáticas. También faltaba una adaptación dinámica de la planificación a las necesidades del momento. El deseo de una mayor eficacia, fiabilidad en la planificación y ahorro de tiempo llevó finalmente a HELA hasta portatour®. El software prometía una solución automatizada y flexible que tenía en cuenta los ritmos fijos de las visitas y dejaba margen para los cambios espontáneos.
Organizábamos las visitas de forma casi analógica. Ya no utilizábamos un atlas de Falk, pero la planificación nos llevaba mucho tiempo y era ineficaz.
Jan Markus Eichert, Director de ventas sobre el terreno
La introducción de portatour® fue todo un éxito en HELA. Gracias al buen mantenimiento de los datos CRM y a una preparación intensiva, la transición se realizó sin problemas. El software es intuitivo y fácil de entender, lo que facilitó la aceptación dentro del equipo. Al cabo de pocas semanas, todos los representantes comerciales eran capaces de trabajar con el nuevo sistema.
Una particularidad del proceso de implantación fue el apoyo prestado por dos representantes comerciales que ya tenían experiencia con portatour®. Hicieron de promotores y ayudaron a sus compañeros a familiarizarse con la solución. Incluso los empleados escépticos, especialmente los de más edad, se dejaron convencer rápidamente. Según Jan Markus Eichert, tras las primeras sesiones de formación y un mes de uso, todos los empleados estaban completamente convencidos de las ventajas de las funciones del software.
El programa es intuitivo y autoexplicativo. Después de los cursos de formación y de un mes, todo el mundo estaba completamente entusiasmado.
Jan Markus Eichert, Director de ventas sobre el terreno
Además de la planificación de rutas, HELA también decidió utilizar portatour® Territory Optimization, la herramienta de planificación automática de territorios de portatour®. Antes de la introducción de esta herramienta, los territorios de ventas se optimizaban en contadas ocasiones, normalmente solo una vez al año y por proveedores de servicios externos. Esto no solo saía caro, sino que también llevaba mucho tiempo.
Con portatour®, HELA ha podido dinamizar su planificación territorial a largo plazo. Si se cancelan clientes o surgen nuevas prioridades en un sector, el software reacciona inmediatamente. Esta flexibilidad no solo ha aumentado la eficacia, sino que también ha distribuido la carga de trabajo dentro del equipo de forma más equitativa. La planificación territorial también permite un enfoque más estratégico. Los nuevos listados o las prioridades regionales pueden aplicarse con mayor rapidez y de forma mucho más selectiva.
La solución portatour® facilita el trabajo, pero no sustituye al pensamiento. Nuestros empleados trabajan con el sistema para sacarle el máximo partido.
Jan Markus Eichert, Director de ventas sobre el terreno
Desde la implantación de portatour®, el trabajo diario en el equipo comercial de Hela ha cambiado radicalmente. La planificación de rutas, que antes ocupaba media jornada laboral a la semana, es ahora cuestión de unos minutos. Los representantes comerciales pueden concentrarse más en sus tareas principales y disponer de más tiempo para visitas a clientes. El ahorro en kilómetros recorridos es especialmente asombroso. Se conducen unos 42 kilómetros menos al día por representante comercial, lo que —extrapolado a todos los empleados y sus jornadas laborales— supone un ahorro anual de 155 000 kilómetros. Esto no solo reduce drásticamente los costes de desplazamiento, sino que también protege el medio ambiente.
Otra ventaja, según Jan Markus Eichert, es la integración de tareas especiales en la planificación. Ya no se olvidan clientes, ya que portatour® tiene en cuenta automáticamente las visitas retrasadas y las programa. Esto, a su vez, redunda en una mayor eficacia y aumenta significativamente la satisfacción del cliente. La planificación automática del territorio también ha garantizado que la carga de trabajo en el equipo se distribuya ahora de forma mucho más equitativa. El éxito de la introducción de portatour® también ha impulsado a HELA a ampliar el sistema a otras áreas de negocio. Con 33 representantes comerciales adicionales y casi 10 000 nuevos clientes potenciales, la empresa se centrará en dos ramas de ventas adicionales en el futuro.
Gracias a portatour® ahora podemos centrarnos en lo que realmente cuenta: nuestros clientes.
Jan Markus Eichert, Director de ventas sobre el terreno
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