Con portatour®, la planificación manual de viajes es historia para nosotros. Ahora ahorramos hasta 5 horas sólo en la planificación. Eso supone un ahorro de alrededor del 90 % en comparación con antes.
Adrian Leidner,
Director de ventas
Minderleinsmühle es un fabricante consolidado de productos de chocolate que abastece tanto al sector ecológico como a los minoristas de alimentación en Alemania. Con 500 empleados en dos ubicaciones, la empresa está bien posicionada para atender perfectamente a su amplia base de clientes. En ventas, hay seis personas trabajando en la oficina y cuatro en el campo. El personal de campo utiliza portatour® para superar de manera óptima los desafíos diarios de la planificación de rutas.
Adrian Leidner trabaja como director de ventas en Minderleinsmühle. Todo lo que concierne a las ventas con marcas es su área de responsabilidad, tanto en la oficina como en el campo. Esto también incluye una importante atención al cliente. Sin embargo, la coordinación pura del servicio de campo recae en un colega. Adrian Leidner trabajaba en el campo y planificaba excursiones, por lo que ya conocía bien portatour®.
Antes de la introducción de portatour®, los recorridos en Minderleinsmühle siempre se planificaban manualmente: "A menudo lo hacíamos con Excel y Google Maps, lo que tardaba entre 4 y 5 horas. Ahora habremos terminado en media hora." Anteriormente, los informes sólo se realizaban al final de la jornada laboral, una vez finalizadas todas las visitas, lo que provocaba retrasos adicionales. "Pronto nos dimos cuenta de que necesitábamos una solución más eficiente para automatizar estos procesos y así ahorrar un tiempo valioso". Se tomó la decisión de utilizar portatour® después de que un nuevo colega que conocía el sistema de una empresa anterior señalara sus ventajas.
Antes planificábamos la ruta con Excel y Google Maps, lo que nos llevaba entre 4 y 5 horas. Ahora terminamos en media hora.
Adrian Leidner, Director de ventas
La implementación de portatour® trajo inmediatamente mejoras notables. Si antes era necesario mucho tiempo para pensar en la mejor manera de planificar los recorridos, ahora el sistema lo hace de forma automática y mucho más rápida: "Además, los informes se crean directamente después de la visita del cliente o, a más tardar, en el aparcamiento. lo que supone un gran ahorro de tiempo". Además, este procedimiento permite un rápido intercambio con el personal de la oficina: "Los informes que antes se elaboraban por la noche ahora están disponibles y visibles inmediatamente. Todo el sistema de informes de portatour® nos ahorra unas dos horas al día. semana." Si a esto le sumamos las 4 o 5 horas de planificación manual de rutas, en Minderleinsmühle se ahorra casi un día laboral completo a la semana.
Otro punto importante es que ya no se pasa por alto a ningún cliente, como explica Adrian Leidner: "Ahora tenemos una visión clara de todos los clientes y ya no se olvida a nadie". El servicio de campo ahora puede planificar las visitas de forma sistemática y garantizar que todos los clientes sean atendidos regularmente dentro de los intervalos de visita especificados.
Los informes en los que antes se trabajaba por la noche ahora están disponibles y visibles de inmediato. Esto nos ahorra alrededor de 2 horas a la semana.
Adrian Leidner, Director de ventas
La introducción de portatour® en Minderleinsmühle se realizó sin contratiempos. Inicialmente, la herramienta se probó a pequeña escala antes de expandirse a todo el personal de campo. Gracias a una introducción estructurada con dos citas de incorporación, todos pudieron familiarizarse rápidamente con el sistema. Después de unos pocos días, el equipo se sintió seguro al usarlo. También se logró un alto grado de personalización, ya que el sistema podía adaptarse de manera flexible a las necesidades específicas de la empresa.
Para Adrian Leidner y su equipo, la función de campos personalizados ha resultado especialmente útil. En Minderleinsmühle, todo el equipo de ventas valora muy positivamente la facilidad de uso de portatour®. El sistema es fácil de entender y está bien estructurado. El manejo rápido y sencillo facilita que los empleados se concentren en sus tareas principales en lugar de perder tiempo en engorrosos procesos de planificación.
En total, nos llevó aproximadamente un mes integrar completamente el sistema. Ahora todos lo conocemos.
Adrian Leidner, Director de ventas
En Minderleinsmühle valoran especialmente el mapa y la lógica de los colores, como subraya Adrian Leidner: "Este es uno de los puntos más importantes para nosotros, porque puedo mirarlo y ver de un vistazo cómo se ha trabajado un área". En cuestión de segundos queda claro si existen lagunas en el servicio al cliente. La representación visual facilita la planificación y optimiza la forma de trabajar de todo el equipo de campo. Otra característica práctica es la flexibilidad del sistema cuando cambian los planes: "Si una cita tarda más de lo previsto, portatour® actualiza automáticamente el resto del recorrido y muestra qué cliente es mejor para visitar a continuación".
En resumen, se puede decir que portatour® ha aportado mejoras significativas en la eficiencia y flexibilidad de la planificación de viajes para Minderleinsmühle. Los empleados ahorran tiempo, tienen una mejor visión general de sus clientes y pueden concentrarse plenamente en lo más importante: brindarles un soporte óptimo.
Con portatour® hemos estructurado los datos de nuestros clientes y redefinido los ritmos de visita. Esto nos permitirá trabajar aún más específicamente en el futuro.
Adrian Leidner, Director de ventas
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